Open Space

Vom Einzelbüro zum Open Space

Das Einzelbüro mit verschlossener Tür war gestern, Open Space löst die klassische Bürostruktur auf und ersetzt sie durch weitläufige Raumstrukturen. Wer jetzt an ein Großraumbüro denkt, liegt richtig und doch falsch. Das Open Space lässt Mitarbeiter in einem großen Raum arbeiten, aber anders als früher erinnert das Geschehen oftmals gar nicht an Arbeit. Open Space bietet Beschäftigten einen Raum für Kreativität, den sie flexibel nutzen können. In manchen Open Spaces stehen sogar Strandkörbe oder Massagesessel. Sie sind grundsätzlich offen und hell gestaltet, Desktops oder fest installierte Telefone gibt es hier nicht mehr.

Was ist die Idee hinter Open Spaces?

Open Spaces sind Orte des Austauschs und der Kollaboration. Einzelbüros trennen Mitarbeiter, fördern das Silodenken und setzen Grenzen. Das klassische Großraumbüro, das die Zeit der Industrialisierung prägte, ließ Mitarbeitern trotz der Größe wenig Raum. Open Spaces sind als Ort der Vielfalt gedacht, die eben auch vielfältig gestaltet sind. Die Arbeit in den offenen, schick designten Räumen soll starren Denkmustern vorbeugen und zur interdisziplinären Zusammenarbeit einladen. Der eigene Schreibtisch an einem festen Ort im Unternehmen hat im originären Open Space-Modell keinen Platz. Stattdessen arbeiten Mitarbeiter flexibel an wechselnden Plätzen. Dabei muss es sich nicht mal um einen Schreibtisch handeln. Auch Kaffeetischchen oder eben Strandkörbe werden zum Arbeiten genutzt. Der körperliche Ausbruch aus gewohnten Arbeitsmustern soll sich ins Mentale übertragen und die Innovationsfähigkeit von Beschäftigten ankurbeln. Grenzenloses Denken in grenzenlosen Räumen, so die Vision von Open Spaces.

Open Spaces werden zum Multi Spaces

Open Space kann funktionieren, muss es aber nicht. Ein Beweis, dass diese Form des Zusammenarbeitens den Beschäftigten auch überfordern kann, ist das sogenannte Mallorca-Prinzip. Mitarbeiter reservieren sich einen festen Platz im Open Space mit Jacken oder Unterlagen wie der Tourist seinen Platz am Strand mit einem Handtuch markiert. Es gibt eben Mitarbeiter, die brauchen Struktur, und auch jenen muss ein Unternehmen gerecht werden. Im Personalbereich setzt sich daher der Begriff des Multi Spaces durch. Damit ist ein Raum gemeint, der neben den Merkmalen eines Open Spaces auch Rückzugsmöglichkeiten wie Nischen und ähnliches bietet. An sogenannten Touch Down-Arbeitsplätzen können Mitarbeiter fix ihre Mails abrufen, Break Out Areas bieten Entspannung, Social Collaboration Tools unterstützen den Austausch untereinander.

Open Spaces oder Multi Spaces: Das gilt es zu beachten

Grundsätzlich steigen die Arbeitszufriedenheit und das Engagement bei Activity-based Offices, sprich aktivitätsbezogenen, modernen Open Spaces. Aber dieses Modell passt nicht in jedes Unternehmen. Ist die Belegschaft durchweg über 50 Jahre alt, sollten sich Personaler und die Geschäftsführung überlegen, ob ein Open Space wirklich die geeignete Arbeitskultur darstellt. Lösen lässt sich der Konflikt mit guter Kommunikation. Mitarbeiter sollten in die Gestaltung ihres Arbeitsortes einbezogen werden. Die Einrichtung eines Open Spaces kann als Teil des Ideenmanagements begriffen werden, was wiederum die Identifikation mit dem Arbeitgeber stärken kann. Die Entwicklung hin zum Open Space ist Teil einer digitalen Transformation im Unternehmen, die ein fundiertes Change Management auch im Personalbereich voraussetzt. Die Investition in einen Open Space ist also weit mehr als der Bau eines neuen Büros. Es ist ein Invest in die Zukunft. So oder so, die Arbeitskultur wandelt sich, Open oder Multi Spaces sind die logische Antwort darauf. Das digitale Zeitalter entkoppelt und dezentralisiert Arbeit.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.