Outsourcing

Auslagern von Aufgaben

Hinter dem Begriff Outsourcing verbirgt sich das Auslagern von Aufgabenfeldern oder ganzen Bereichen an externe Dienstleister. Im Personalmanagement ist Outsourcing ein zunehmend populäres Instrument. Denn aufgrund der digitalen Möglichkeiten wie Cloud-Modellen lassen sich Bereiche immer einfacher ausgliedern.

Outsourcing: Gründe

Der Personalbereich ist in allen Unternehmen ein kostenintensiver. Personalmanagement ist teuer. Outsourcing ist eine Möglichkeit, Kosten zu verringern, weil Geschäftsprozesse rationalisiert und gestrafft werden können. Neben den Kosten können fehlendes Know-how oder rechtliche Vorgaben beispielsweise im Datenschutz ein Grund für Outsourcing sein.

Outsourcing: Vorteile

Es sind nicht nur die sinkenden Kosten und die höhere Wirtschaftlichkeit, die Unternehmen veranlassen, Bereich auszugliedern und mit externen Dienstleistern zusammenzuarbeiten. Weitere Vorteile können sein:

• Flexibilität in der Personalplanung

• Fokussierung der Personalabteilung auf Kernkompetenzen, zum Beispiel, indem Basics wie die Rechnungserstellung ausgelagert werden

• Optimierung der Effizienz im Bewerbermanagement, da spezialisierte Anbieter über neue Tools und Know-how verfügen

• Rechtssicherheit

• Standardisierung von Prozessen, was gerade internationale Konzerne handlungsfähiger macht

• Schnelligkeit im Personalmanagement

• Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit

• Verbesserung der Candidate Experience

So weit, so positiv. Aber natürlich hat auch Outsourcing seine Hürden und Herausforderungen, die es zu beachten gilt.

Outsourcing: Was zählt ist die Kommunikation!

Unternehmen und Dienstleister können nur dann erfolgreich zusammenarbeiten, wenn die kommunikative Ebene stimmt und Handlungsfelder möglichst genau gesteckt sind. Wie jede Form der Zusammenarbeit schwebt auch über dem Outsourcing das Risiko von Missverständnissen und kommunikativen Fails.

Plant ein Unternehmen, den Personalbereich oder Teile davon auszulagern, muss dieser Prozess genauestens vorbereitet werden. Der Dienstleister braucht exakte Informationen über das Unternehmen, die ihm übertragene Aufgaben, die Erwartungen, die ihm entgegen gebracht werden. Hier spricht man auch von „Service Level Agreements“

Neben der Zielvereinbarung müssen technologische Voraussetzungen, Ansprechpartner, Zuständigkeiten und kommunikative Kanäle definiert werden. Die erbrachten Leistungen sollten für das Unternehmen einsehbar und transparent aufgeschlüsselt werden. Sie sollten kontrollierbar sein, schließlich ist gerade die Kostenkontrolle einer der Hebel, an welchem Unternehmen im Rahmen eines Outsourcings ziehen möchten. Im Vorfeld festgesteckte KPI, also Messdaten, ermöglichen Transparenz und die objektive Einschätzung der erbrachten Leistung.

Kurz: Outsourcing benötigt eine intensive Vorbereitung und Einarbeitung des Dienstleisters. Prozesse müssen analysiert und strukturiert werden. Das ist Arbeit, aber eine, die sich am Ende lohnen kann. Nichtsdestotrotz kann es nicht schaden, wenn Unternehmen bei der Planung eine Exit-Strategie im Kopf haben, die eine möglichst reibungsfreie Wiedereingliederung der Aufgabenbereiche ermöglicht.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.