Onboarding

Onboarding von neuen Mitarbeitern

Onboarding heißt übersetzt so viel wie „an Bord nehmen“. Im HR-Kontext wird damit der Prozess der Integration und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters bezeichnet. Diese Phase ist mitunter eine sensible, denn sie entscheidet darüber, ob der Mitarbeiter während der Probezeit kündigt und die Stelle somit nochmals neu besetzt werden muss. Ein ROI kann so nur schwer erreicht werden, weil der Recruitingprozess teurer und aufgrund der nicht besetzten Position die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens beeinträchtigt werden kann. Besonders dann, wenn Bestandsmitarbeiter den Verlust und die Arbeit auffangen müssen und sich dadurch das Betriebsklima verschlechtert. An einer erfolgreichen Onboardingphase sollte also jedem HR-Profi gelegen sein.

Onboarding: Was steckt dahinter? Und wer?

Auch der Mitarbeiter hat Vorstellungen bezüglich seiner Einarbeitungszeit in einem Unternehmen. Er möchte seine Aufgaben schnell erlernen, Strukturen und Prozesse verstehen und Ansprechpersonen haben, die ihm während seines Onboardings zur Seite stehen und unterstützen. In den Prozess involviert sind neben der Personalabteilung und dem neuen Mitarbeiter der Vorgesetzte und ggf. ein Mentor oder Job-Buddy. Er wird den Teamzuwachs zugeteilt und begleitet ihn in dessen Einarbeitungszeit. Übrigens dauert laut einer Studie der Top Employer Germany 2017 die Onboardingphase bis zu einem Jahr.

Onboarding: Die Stationen

Der Onboarding-Prozess lässt sich in mehrere Phasen unterteilen: Das Preboarding, die Orientierung und die Integration.

1. Preboarding

In dieser Phase erfolgt die erste Weichenstellung für ein erfolgreiches Onboarding. Es handelt sich um die Zeitspanne zwischen Vertragsabschluss und erstem Arbeitstag. Der HR-Verantwortliche:

• stellt dem Mitarbeiter weitere Informationen über das Unternehmen zur Verfügung,

• führt sich als Ansprechperson ein und beantwortet aufkommende Fragen,

• erfragt Bedürfnisse und Erwartungen des neuen Mitarbeiters bez. des neuen Arbeitsplatzes, beispielsweise eine Kinderbetreuung,

• erstellt einen Einarbeitungsplan inkl. Feedbackgespräche,

• legt einen Job-Buddy oder Paten fest,

• sorgt für eine Einrichtung des Arbeitsplatzes und informiert die Kollegen über den neuen Mitarbeiter.

2. Orientierung

• sympathische Begrüßung

• Vorstellung der Kollegen und des Paten

• Gespräche mit Vorgesetzten

• Kennenlernen des Arbeitsplatzes, der Abläufe und Tätigkeiten

• Mitgabe einer Mappe mit FAQ rund um den Arbeitsplatz

• Einführung in die Infrastruktur: Schlüssel, Parkkarten, Passwörter…

3. Integration

• Einführungsveranstaltungen, Workshops

• Team Building-Maßnahmen

• Feedbackgespräche

• Heranführung an die unternehmerische Strategie

Special: Remote Onboarding

Nicht erst seit aber besonders während der Corona-Pandemie führen HR-Abteilungen neue Mitarbeiter auch per Remote Onboarding in das Unternehmen ein. Im Kern unterscheidet sich der Prozess nicht von dem eines physischen Onboardings, es verlangt aber ein Umdenken in den virtuellen Raum. Auch hier müssen feste Ansprechpartner und ein Pate bereitstehen, um Fragen zu beantworten. Und auch digital können Personaler Beschäftigten an ihrem ersten Arbeitstag ein warmes Willkommen bescheren.

Optimieren und Automatisieren

Onboarding verlangt Strukturen, die sich automatisieren lassen. Checklisten und ein digitales Bewerbermanagementsystem helfen der Personalabteilung, alle Schritte innerhalb der Einarbeitungszeit im Blick zu behalten, verlässlich zu planen und zu optimieren. Zum Wohle des neuen Mitarbeiters.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.