Time-to-Fill

Dauer von der Stellenveröffentlichung bis zur Besetzung

Es gibt weit über 20 Kennzahlen, die eine Messung der Recruitingerfolge ermöglichen und in die HR Analytics einfließen. Oder einfließen können. Je nach Zielvorgabe haben sie unterschiedliche Prioritäten. Die Time-to-Fill spielt in nahezu allen Modellen eine wichtige Rolle. Sie liefert steuerungsrelevante Daten. Es lohnt sich also, sich mit ihr näher zu beschäftigen.

Was ist Time-to-Fill?

Time-to-Fill beschreibt den Zeitraum, der zwischen Stellenausschreibung bis zur Besetzung der Stelle vergeht. Experten empfehlen zur Messung sogenannte Zeitstempel innerhalb eines Bewerbungsmanagement-Systems. Sie unterteilen den Prozess in einzelne Phasen: Ausschreibung der Stelle, erstes Interesse des Kandidaten, Zeitpunkt der Gesprächsaufnahme und Einstellung.

Warum ist Time-to-Fill so wichtig?

Ganz einfach: Unbesetzte Stellen im Unternehmen kosten. Je nach Funktion können das große Summen sein. Wird die Stelle schnell besetzt, werden Kosten gespart. Diese stehen natürlich im Verhältnis zu den Kosten, die die Recruitingmaßnahmen verursachen. Für Recruiter ist die Time-to-Fill auch deshalb so wichtig, weil sie die Kosten, die während des Personalauswahlverfahrens und Recruitingprozesses unvermeidlich entstehen, in Relation setzt zu den Summen, die durch eine schnelle Besetzung der Stelle eingespart wurden. Diese Kennzahl ist also eine wichtige Basis für die eigene Positionierung im Unternehmen. Sie hilft, den Erfolg der Personalabteilung in Zahlen zu messen.

Wie können Recruiter die Time-to-Fill optimieren?

Das Ziel kann also nur eine Optimierung der Time-to-Fill sein und dabei stets die Kosten-Nutzen-Bilanz im Blick zu behalten. Verschiedene Faktoren können das ermöglichen.

• die optimale Stellenanzeige

Je präziser und zielgruppenorientierter die Stellenanzeige aufgebaut ist, desto besser ist das Matching zwischen Bewerber und Anforderungsprofil. Das spart Zeit bei der Vorauswahl von Kandidaten.

• die optimalen Kanäle

Print, Online, Multiposting: Die richtigen Kanäle führen zur gewünschten Kandidatengruppe.

• die optimale Candidate Journey

Von Anfang bis Ende muss der Kandidat sich im Bewerbungsprozess wohlfühlen, damit er sich nicht gegen eine Beschäftigung im Unternehmen entscheidet.

• das optimale Talent Relationship Management

Ein Talent Pool und eine gute Beziehung zwischen dem Kandidaten und dem Recruiter können bereits in einem frühen Stadium zu einer Bindung an das Unternehmen führen.

• der effiziente Recruiting-Prozess

Schon früh sollten Methoden und Abläufe in der Bewerberauswahl geklärt sein. Sollen offene Interviews oder strukturierte Mitarbeitergespräche genutzt werden? Werden Assessment Center oder Vorstellungsrunden mit den Kollegen Teil der Bewerberauswahl sein?

• die abteilungsübergreifende Kommunikation

Um Missverständnisse zu vermeiden und den Kandidaten nicht kurz vor Vertragsabschluss zu verlieren, ist ein konstanter Kommunikationsfluss zwischen Führungsebene, Personalabteilung und dem potentiellen neuen Mitarbeiter notwendig.

Das sind die Faktoren, die die Recruiter in großen Teilen selber beeinflussen können. Andere, wie beispielsweise das Employer Branding, liegen gerade in großen Organisationen mit spezifischer Aufgabenteilung nicht in ihrer Hand. Ein weiterer Indikator dafür, wie ungemein wichtig es ist, den gesamten Personalbereich als Einheit zu sehen und zentral im Unternehmen zu vernetzen.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.