Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Zum Besseren verändern

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist Teil des Qualitätsmanagements und ist u.a. auch im Aufgabenbereich des HR-Managements angesiedelt. Sinngemäß handelt es sich um eine Übersetzung der japanischen Kaizen-Methode. Kaizen bedeutet „Verändern zum Besseren“, der Begriff beschreibt den methodischen Ansatz, positive Veränderungen nicht durch große Sprünge, sondern durch viele kleine Schritte hervorzurufen, quasi im Fluss. Dadurch unterscheidet sich die KVP von der Innovation, die meist in großen Sprüngen geschieht. Im Fokus steht dabei der Mitarbeiter bzw. die Gruppe der Mitarbeiter, die diese Veränderungen anstossen und aus sich selbst heraus bewirken. Wer jetzt denkt, das Ganze gleiche mehr einer Philosophie als einem HR-Tool, liegt in Teilen richtig. Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess ist Werkzeug und Haltung zugleich.

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess ist Haltungssache

Führungskräfte, die sich für den KVP entscheiden, sind gut beraten, diesen in die Unternehmenskultur und -Werte zu integrieren. Nur so kann dieser systematische Ansatz greifen und wirken. Außerdem muss die Bereitschaft da sein, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und diese auch zu wollen. Täglich.

PDCA: planen, umsetzen, prüfen, handeln

KVP beruht auf der Arbeit von Walter Andrew Shewhart und William Edwards Deming. Sie sind die Qualitätspioniere der 1930er Jahre und prägen bis heute die Konzepte der modernen Unternehmensführung. Die von ihnen erdachte Systematik fusst auf den folgenden vier zyklischen Wiederholungen:

• plan (planen)

• do (umsetzen)

• check (überprüfen/bewerten)

• act (handeln/anwenden).

Die Anfangsbuchstaben der vier Phasen ergeben den Begriff PDCA. Das PDCA Prinzip wird auch Prinzip Deming-PDCA-Zyklus genannt.

Wie funktioniert die KVP?

Der Kontinuierliche Verbesserungsprozess verlangt eine durchdachte Systematik innerhalb der organisationellen Strukturen. Der Prozess verlangt Geschwindigkeit, wenn er denn fließend vonstatten gehen soll. Der PDCA-Zyklus ist eine Methode dafür. „Plan“ beschreibt die Ausgangssituation und die Definition von Maßnahmen mit dem Ziel einer möglichen Verbesserung, „Do“ bezieht sich auf deren Umsetzung, „Check“ auf die Prüfung und Einschätzung ihrer Wirksamkeit. „Act“ leitet den vierten Schritt ein. Wenn die Maßnahmen erfolgreich waren, werden sie zum Standard erklärt. Wenn nicht, erfolgt ein weiterer PDCA-Zyklus.

Was hat das mit HR zu tun?

Mitarbeiter in die Unternehmensentwicklung und in das Qualitätsmanagement einzubeziehen, zahlt sich auf mehreren Ebenen aus. Als Teil des Ideenmanagements kann der KVP zum Unternehmenserfolg beitragen, die Kommunikation unter den Mitarbeitern verbessern und die Zusammenarbeit stärken. Motivation und die Retention steigen.

Das klingt wunderbar, aber natürlich ist der KVP kein Selbstgänger. Er braucht die Akzeptanz aller Mitarbeiter, mehr noch, deren Bereitschaft, den KVP zu leben. Es ist die Aufgabe der Personalabteilung, diesen Geist in der Organisation zu verankern.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: Wie begeistert man Mitarbeiter

Verschiedene Tools und Techniken helfen bei der Installation des KVP. Sogenannte KVP-Karten bilden systematisiert erkannte Probleme und Verbesserungspotentiale ab und sollten im Rahmen eines Ideenmanagements frei für alle Mitarbeiter zugänglich sein. Der KVP braucht Transparenz und sollte barrierefrei funktionieren. Nur dann fühlen sich alle angesprochen. Und nur dann wird aus einem Verbesserungsprozess ein kontinuierlicher Vorgang.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.