Bewerbermanagement

E-Recruiting / E-Recruitment

Die richtigen Mitarbeiter zu finden, macht einen wichtigen Erfolgsfaktor eines Unternehmens aus. Damit das gelingt, ist ein gut organisiertes Bewerbermanagement essentiell. Dieses ist als Teilbereich des Recruitings zu verstehen und deckt unter anderem alle Methoden und Prozesse ab, die den Kandidaten durch den Bewerbungsprozess führen.

Definition des Bewerbermanagements

Kurz gesagt, beschreibt das Bewerbermanagement die verschiedenen Phasen und Prozesse von der Stellenausschreibung über die Verwaltung der Bewerberdaten bis hin zur konkreten Kandidatenauswahl. Auch der Aufbau eines Kandidatenpools gehört dazu. Im Vordergrund steht bei dieser Suche nach geeigneten Mitarbeitern vor allen Dingen ein möglichst schlanker und kosteneffizienter Prozess, denn setzt man das Bewerbermanagement professionell um, spart man neben Zeit tatsächlich auch Kosten. Gerade bei einer Vielzahl an eingehenden Bewerbungen ist ein solches Bewerbermanagement enorm wertvoll. Hier erleichtert der Einsatz einer entsprechenden Bewerbermanagement-Software den Personalabteilungen enorm die einzelnen Abläufe. Eine derartige Software ermöglicht, das Bewerbermanagement effizient zu organisieren und größtenteils sogar zu automatisieren. Sie systematisiert zum Beispiel neben Zusagen und Absagen auch die Eingangs- und Terminbestätigungen und sichert nebenbei den notwendigen Datenschutz. Oft spricht man im Zusammenhang mit den technologischen Möglichkeiten bei der Personalgewinnung auch von E-Recruiting beziehungsweise E-Recruitment. Die Rekrutierung entspricht in diesem Fall einem geschlossenen, webbasierten Gesamtprozess.

Eine dadurch ermöglichte gut organisierte Kommunikation, bei der stets über den Stand der Bewerbung informiert wird, spielt für die Bewerber selbst eine wichtige Rolle. Und so dient eine reibungslose Kommunikation im Laufe eines Bewerbermanagement-Prozesses auch der Außenwahrnehmung eines Unternehmens. Das wirkt sich wiederum positiv auf das Employer Branding aus: Das Unternehmen wird im Arbeitsmarkt als zuverlässiger und vertrauenswürdiger Arbeitgeber wahrgenommen.

Aufgaben des Bewerbermanagements

Zentrale Aufgabe des Bewerbermanagements sind wie eben beschrieben die einzelnen administrativen Prozesse rund um die Kommunikation mit Kandidaten, die Verwaltung der einzelnen Bewerberdokumente und auch die internen Abstimmungsprozesse hinsichtlich der Bewerber. Ziel ist es, die Bewerbungen möglichst schnell zu bearbeiten. Neben der Effizienz im Hinblick auf Kosten und Zeit lautet das übergeordnete Ziel dabei: Die perfekten Kandidaten für das Unternehmen zu finden. Das Bewerbermanagement kann somit als wichtige Teildisziplin des kompletten Talent Managements eines Unternehmens angesehen werden, bei dem es nicht nur darum geht, fachlich qualifizierte Mitarbeiter zu finden, sondern auch Fachleute, die perfekt zum Unternehmen passen.

Der Bewerbermanagement-Prozess

Die richtigen Kandidaten zu finden, ist das Ziel – und das funktioniert Schritt für Schritt. Größtenteils können die verschiedenen Phasen dabei durch spezielle Software unterstützt werden. Hier die wichtigsten Schritte des Prozesses im Überblick:

1) Anforderungen hinsichtlich Kompetenzen und Fachwissen definieren

2) Stellenanzeige formulieren

3) eingehende Bewerbungen per Mail bestätigen

4) einheitliches Datenhandling

5) eingehende Bewerbungen sichten

6) Bewerbungen intern abstimmen

7) Absagen verschicken

8) Vereinbarung von Bewerbungsgesprächen

9) interne Abstimmung

10) Absagen bzw. Zusagen verschicken

11) Aufsetzen eines Arbeitsvertrags

Bewerbermanagementsoftware und Bewerbermanagementsysteme

Viele Unternehmen setzen heute auf einen Softwaregestützten Bewerbungsprozess und nutzen Systeme wie concludis. Das heißt, die Bewerbungen können dank einer speziellen Software direkt über die Karriereseite angenommen werden. Bewerberdaten werden im Anschluss datenschutzkonform verwaltet, automatische Eingangsbestätigungen versendet und auch die Terminabsprache wird über eine integrierte Kommunikationslösung vorgenommen. Zudem können Reporting-Tools zur Verfügung gestellt werden. Gerade für große Unternehmen bieten sich Bewerbermanagementsysteme an, mit deren Hilfe anhand von Matching- und Rankingfunktionen per Mausklick bereits eine Vorselektion der Kandidaten vorgenommen werden kann. Außerdem immer häufiger eingesetzt: Spezielle Software, die nicht nur die Daten eines Kandidaten aus dessen Profil in einem beruflichen Netzwerk übernehmen kann, sondern auch den mobiloptimierten Bewerbungsprozess anbietet. So können sich gerade Kandidaten der Generation Z im Nu per Smartphone bewerben.

Hinweis: In diesem Text wird aus Gründen der Lesbarkeit auf das Gendern verzichtet.