Personalakte, digitale
Die Personalakte im digitalen Zeitalter
Was unterschiedet die herkömmliche Personalakte von der digitalen? Ganz einfach: Sie funktioniert ohne Papier. Dieser kleine, aber ziemlich feine Unterschied macht die digitale Personalakte so attraktiv. Sie ist platzsparend und erleichtert das Personalmanagement um ein Vielfaches. Wenn sie gut gepflegt ist. Oder wenn es sie überhaupt gibt.
Digitale Personalakte: Scannen, speichern, strukturieren
Dass die digitale Personalakte klare Vorzüge hat, ist den meisten Unternehmen klar. Allerdings arbeiten nicht wenige immer noch mit Aktenordnern oder haben nur Teile der Personalunterlagen digitalisiert. Das liegt mitunter an der mangelhaften IT-Ausstattung, an Unsicherheiten hinsichtlich juristischer Fragen oder schlicht am Zeitfaktor. Es lohnt sich mitunter durchaus, einen Dienstleister hinzuziehen, der das Unternehmen bei der Digitalisierung unterstützt. Der ganzheitliche Blick auf die digitale Infrastruktur der Personalabteilung vom Bewerbermanagement bis hin zur Personalakte hilft bei der Formierung eines schlagkräftigen und wirtschaftlichen Personalmanagements.
Entscheiden sich Unternehmen für einen Dienstleister, kann die Digitalisierung im Unternehmen geschehen oder aber beim Dienstleister selber. Mithilfe eine Software werden die Papierseiten gescannt und entsprechend gespeichert.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Grundsätzlich können sich Unternehmen zwischen zwei IT-Lösungen entscheiden: Software oder cloudbasierte Speicherung. Erstere erwirbt man bei einem der verschiedenen Anbieter, letztere wird in Form eines Hostings zur Verfügung gestellt. Unternehmer loggen sich über den Webbrowser ein. Beides hat Vor- und Nachteile, welche Lösung zu welchem Unternehmen passt, muss im Einzelfall entschieden werden. Cloudbasierte Lösungen sind meist günstiger und eignen sich für kleine Firmen. Die Kosten für entsprechende Softwares variieren, sind aber meist kostenintensiver. Solche Daten können auch aus einer Bewerbung heraus übertragen werden.
Was darf in der digitalen Personalakte gespeichert werden?
Die Antwort auf diese Frage ist einfach: Das, was auch in der analogen Personalakte steht. Bewerbungsunterlagen, Personalbogen, Arbeitsvertrag, Sonderzahlungen oder Beurteilungen und Abmahnungen dürfen gespeichert werden.
Was darf nicht in die digitale Personalakte?
Psychologische Tests, Atteste, Social-Media-Profile, ärztliche Untersuchungsergebnisse oder private Vorlieben wie die sexuelle Gesinnung fallen unter den Persönlichkeits- und Datenschutz des Mitarbeiters und haben sowohl in der analogen als auch in der digitalen Akte nichts verloren.
Die große Hürde: Der Datenschutz
Ganz wichtig: Die Daten in der digitalen Personalakte müssen DSGVO-konform gespeichert werden. Was heißt das genau?
Im Vorfeld wird festgelegt, wer Akten einsehen oder verändern kann. Im System wird das protokolliert. Beispielsweise dürfen dann nur der Geschäftsführer oder die Personalabteilung Daten bearbeiten. Andere Mitarbeiter haben lediglich ein Recht auf Einsicht der Dokumente. In manchen Fällen darf ein Arbeitnehmer darauf bestehen, Änderungen an seiner Akte vornehmen zu lassen. Dieses Recht greift etwa dann, wenn ein Mitarbeiter seine datenschutzrechtliche Einwilligung widerruft oder er das Unternehmen verlässt.
Digitale Personalakte: Kosten, die sich lohnen
Wer jetzt mit der Digitalisierung beginnt, kommt allerdings um einen Invest nicht herum. Zu den Kosten für die IT gesellen sich jene für Schulungsprogramme, Coaching oder den Support bei Updates. Die datenschutzrechtlichen Vorgaben sollten auf jeden Fall erfüllt werden. Fakt ist aber auch: Ohne digitale Personalakte kommt kein Unternehmen mehr aus.
Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.