Mitarbeitergespräch

Dialog mit den Mitarbeitern

Kommunikation ist einer der Schlüsselfaktoren für den Unternehmenserfolg. Gerade im HR-Bereich geht nichts ohne den Dialog. Das Mitarbeitergespräch nimmt eine besondere Stellung ein, weil es sich um ein zielgerichtetes Gespräch zwischen dem Beschäftigten und der Führungsperson handelt. Es sollte regelmäßig stattfinden, mindestens einmal im Jahr in Form eines Mitarbeiterjahresgesprächs.

Was ist ein strukturiertes Mitarbeitergespräch?

Bei dem strukturierten Mitarbeitergespräch handelt es sich um einen fach- und themenübergreifenden Grundsatzdialog. Das heißt, hier erörtern die Gesprächspartner

• die bisher erbrachten Leistungen,

• die Qualität der gemeinsamen Kommunikation und Kooperation,

• künftige Aufgabenschwerpunkte und Ziele,

• Maßnahmen zur bedarfsorientierten Personalentwicklung.

Das Mitarbeitergespräch ist ein zentrales Instrument in der Personalentwicklung und kann Teil eines 360-Grad-Feedbacks oder einer Laufbahn- und Karriereplanung sein. Von daher sollte das Instrument fester Bestandteil des Personalmanagements sein.

Wie läuft ein strukturiertes Mitarbeitergespräch ab?

Ein Mitarbeitergespräch findet nicht zum Selbstzweck statt, es sollte niemals ohne Leitfaden ablaufen und immer in einer Zielvereinbarung münden, die entsprechend dokumentiert wird. Sie ist die Basis für Folgegespräche und bildet die individuelle Entwicklung des Mitarbeiters ab. Vor allem im Mitarbeiterjahresgespräch können gemeinsam formulierte Meilensteine reflektiert und bewertet werden, um entsprechend weitere Schritte in der Personalentwicklung zu planen.

So könnte ein strukturiertes Mitarbeitergespräch ablaufen:

• freundliche Begrüßung

• Zusammenfassung der Relevanz und des Aufbaus des Gesprächs inklusive Timing

• Stellungnahme des Mitarbeiters, Selbsteinschätzung der Produktivität

• Stellungnahme der Führungskraft auf Basis der Selbsteinschätzung

• Abgleichen der Sichtweisen. Gibt es Unterschiede in der Beurteilung? Worin sind diese begründet? Wie kann man dieses lösen?

• Zusammenfassung und Konklusion: Welche Handlungsfelder gibt es? Welche Maßnahmen sind vonnöten? Warum und mit welchem Ziel? Welche Erkenntnisse liefert das Gespräch? Wie hat der Mitarbeiter das Gespräch empfunden?

• Erarbeiten eines Maßnahmenplans mit Timing und Handlungsanweisungen für beide Parteien

Was ist noch wichtig?

Ein Mitarbeitergespräch sollte immer höflich und respektvoll sein und in einem geeigneten Ambiente stattfinden. Angenehm, aber nicht inoffiziell. Der Mitarbeiter sollte vor dem Gesprächstermin die Möglichkeit erhalten, sich vorzubereiten und eigene Anliegen zu formulieren. Die Tonality sollte klar, das Wording präzise und sachlich sein. Innerhalb des Gesprächs sollte der Mitarbeiter ausreichend Raum für Emotionen haben. Er sollte stets ausreden dürfen. Die Dokumentation der Ergebnisse sollte sowohl der Personalabteilung als auch dem Mitarbeiter selber zugänglich sein. Die Zielvereinbarung ist verbindlich, und zwar für beide Seiten. Im Idealfall ist neben der Führungskraft auch eine Ansprechperson aus der Personalabteilung anwesend.

Fakt ist: Ein Mitarbeitergespräch sollte von allen Beteiligten als Chance verstanden werden, vorhandene Potenziale auszuloten und Probleme auszumerzen. Es erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und damit die Produktivität. Es bindet Mitarbeiter an das Unternehmen, baut Talente auf, kann sie sogar identifizieren. Aber nur, wenn die Struktur stimmt. Es braucht Erfahrung oder zumindest eine gute Vorarbeit, um so ein Gespräch zu moderieren und zu leiten.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.