Social-Media-Guidelines

Richtlinien für soziale Medien

Kommunikation braucht Regeln. Zumindest dann, wenn sie im Netz stattfindet. Social-Media-Guidelines regeln, wie Mitarbeiter eines Unternehmens soziale Netzwerke nutzen. Das geht über die allseits bekannte Netiquette hinaus.

Warum brauchen Unternehmen Social-Media-Guidelines?

Social Media ist aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Das gilt im Beruf und in der Freizeit. Genau das ist das Problem: Im Netz verschwimmen die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben. Das ist gerade im Personalmarketing nicht immer unerwünscht, zum Beispiel bei Takeovers durch Mitarbeiter. Überhaupt sind Mitarbeiter die besten Ambassadors für Unternehmen. Oder besser können sein. Denn was ist, wenn Mitarbeiter Inhalte posten, die gegen die Leitlinien des Unternehmens verstoßen und dieses im beruflichen Kontext geschieht? Wenn private Statements für offizielle gehalten werden und unter Umständen geschäftsschädigend sein können? Dann wird es mehr als ärgerlich. Spätestens jetzt kommen die Social-Media-Guidelines ins Spiel. Diese schützen das Unternehmen aber auch den Mitarbeiter.

Was muss in den Social-Media-Guidelines stehen?

Klarheit vor Harmonie ist manchmal ein gutes Motto, in diesem Falle sollte beides unter einem Hut gebracht werden. Leitfäden für das Verhalten in Social Media sollen Sicherheit vermitteln und zweifelsohne dabei auch Klarheit schaffen. Sie haben aber nicht die Aufgabe, Mitarbeiter zu irritieren oder das Verhältnis zu belasten.

Deshalb ist eine Einleitung mit kurzen, erklärenden Worten zum Sachverhalt zwingend notwendig. Ziel und Zweck der Maßnahme muss deutlich formuliert werden. Auch der Umfang der Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz kann und sollte in den Guidelines festgesteckt werden. Die Nutzung kann als zwingend zweckgebunden definiert werden, was die private Nutzung während der Arbeitszeit einschränkt.

Die Social-Media Kanäle sollten einzeln benannt werden, um Missverständnisse zu vermeiden. In den Richtlinien sollte ein Hinweis auf Eigenverantwortung nicht fehlen. Mitarbeiter sollten während ihrer Arbeitszeit mit Klarnamen im Netz agieren und private Statements als solche kennzeichnen. Transparenz, Respekt und ein offener Umgang mit Fehlern sind ebenso verpflichtend wie die Wahrheit oder die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, zum Beispiel beim Umgang mit Copyrights. Wichtig: Der Hinweis auf die Konsequenzen bei Verstößen gegen die Social-Media-Guidelines.

Social-Media-Guidelines sind eine Einladung zur Kommunikation

Wie auch immer Social-Media-Guidelines gestaltet werden, wichtig ist, dass der Grundton positiv ist. Es geht nicht darum, den Mitarbeiter einzuschränken oder ihm zu drohen. Wird die Maßnahmen so dekodiert, wird sie nach hinten losgehen und im Team für Abwehr und schlechte Stimmung sorgen.

Social-Media-Guidelines sind eine Einladung zur Kommunikation, die allerdings nach festen Regeln erfolgt. Sie sind auch eine Einladung, über die Guidelines zu kommunizieren. Innerhalb der Personalabteilung sollte es dafür mindestens einen festen Ansprechpartner für die Beschäftigten geben. Werden Guidelines neu eingeführt, sollte das Mitarbeiterfeedback nicht fehlen, das untermauert die Akzeptanz der Maßnahme im Unternehmen.

Rechtlich bindend sind Social-Media-Guidelines übrigens nur, wenn sie als Zusatz im Arbeitsvertrag stehen oder als verbindliche Anweisung eingeführt werden. Eine Handlungsempfehlung ist genau das: eine Empfehlung.

Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.