Cost-of-Vacancy
Eine wichtige Kennzahl, die CoV
Jeder Unternehmer weiß: Nicht besetzte Stellen können mitunter enorm viel Geld kosten. Eine Tatsache, die in den letzten Jahren vor allen Dingen in Personalabteilungen immer mehr an Bedeutung gewonnen hat und mit der Kennzahl Cost-of-Vacancy umschrieben wird. Diese Cost-of-Vacancy, kurz CoV, wird definiert als Kosten, die aufgrund einer unbesetzten Stelle pro Tag entstehen – und zwar mit Bezug auf die Bedeutung der Stelle für das Unternehmen. Dem liegt die Annahme zu Grunde, dass jeder Mitarbeiter einen numerischen Beitrag zum Unternehmensumsatz leistet. Bildlich gesprochen: Bleibt ein Stuhl über einen län-geren Zeitraum leer, bringt dies einen wirtschaftlichen Verlust mit sich – und zwar Tag für Tag.
Als wichtige Kennzahl im Personalmanagement ist die CoV eine Entscheidungsgrundlage für Prioritäten beim Recruiting – zum Beispiel in Bezug auf mögliche Methoden der Personalgewinnung und deren Optimierung. Außerdem macht die Kennzahl CoV die Effizienz der Personalakquise für die HR messbar. Kostet die Personalbeschaffung zu viel Geld oder eben nicht? Dabei wird im Einzelnen immer die Relation zwischen der zu besetzenden Stelle und dem finanziellen Aufwand gesehen, der für die Recruitingmaßnahmen und die Einstellung anfällt. Es gilt: Je höher die Position der nicht besetzten Stelle ist, desto höher sind auch die anfallenden Kosten. Dies macht sich insbesondere in Vertriebspositionen bemerkbar.
Wie berechnet man die Cost-of-Vacancy?
Die Berechnung der Kennzahl CoV erfolgt standardisiert. Und um diese Kennzahl ermitteln zu können, benötigt man unter anderem die Kennzahl „time to hire“. Zudem legt man einen Prioritätsfaktor für die Bedeutung der nicht besetzten Stelle fest. Dabei wird davon ausgegangen, dass ein Mitarbeiter, je nach Position und Abteilung, das Ein- bis Dreifache seines Gehaltes kosten kann. Der Faktor gibt somit die Wichtigkeit der Stelle für das gesamte Unternehmen an. Dabei gilt der Faktor 3 als sehr wichtig, der Faktor 2 als wichtig und der Faktor 1 zwar als nötig, aber weniger wichtig.
Man berechnet die CoV wie folgt:
Schritt 1: Das Brutto-Jahresgehalt der Stelle geteilt durch die Anzahl an Arbeitstagen pro Jahr
Schritt 2: Brutto-Tageslohn multipliziert mit einem Prioritäts-Faktor (siehe oben)
Schritt 3: Das Ergebnis multipliziert mit der durchschnittlichen „time to hire“
Weitere Auswirkungen der Cost-of-Vacancy
Nicht nur der (direkte) Kostenfaktor spielt eine Rolle, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt. Eine Vakanz hat auch andere Konsequenzen. Die Auswirkungen machen sich bemerkbar:
· im Team: Höhere Arbeitsbelastung durch das Wegfallen von Kollegen führt zu Stress, Überstunden und Zeitmangel in Teams. Das kann nicht nur zu weniger Produktivität mit sich führen, sondern auch zu weiteren Ausfällen durch Krankheit oder Kündigung.
· in der Produktivität: Neben einer Arbeitskraft fehlt unter anderem auch Know-how. Prozesse verlangsamen sich in der betroffenen Abteilung. Da einzelne Abteilungen eng verknüpft sind, kann sich das auf die Produktivität des gesamten Unternehmens ausweiten.
· auf die Qualität: Das Wegfallen von Mitarbeitern kann dazu führen, dass Mitarbeiter unter enormem Zeitmangel leiden. Es werden nur noch Feuer gelöscht, innovatives Potential der Mitarbeiter bleibt auf der Strecke.
· im Umsatz: Je nach Abteilung und Position trägt die nicht besetzte Stelle eigentlich zum Ertrag bei. Aber auch eine Negativspirale aus überlasteten Mitarbeitern und neuen Ausfällen kann zu enormen Umsatzeinbußen führen.
Hinweis: Aus Gründen der Lesbarkeit verzichten wir in diesem Text auf das Gendern.